Tugas 4 Pengorganisasian Struktur Manajemen

 Definisi Pengorganisasian (Organizing)

Secara konseptual ada dua batasan yang perlu dikemukakan, yakni istilah “organization” sebagai kata benda dan “organizing” (pengorganisasian) sebagai kata kerja, menunjukkan pada rangkaian aktivitas yang harus dilakukan secara sistematis.

Istilah organisasi memiliki dua arti umum, pertama, mengacu pada suatu lembaga (institution) atau kelompok fungsional, sebagai contoh kita mengacu pada perusahaan, badan pemerintah, rumah sakit, atau suatu perkumpulan olahraga. Arti kedua mengacu pada proses pengorganisasian, sebagai salah satu dari fungsi manajemen.

Menurut Drs. M. Manullang Organisasi dalam arti dinamis disebut pengorganisasian, dan dalam arti statis disebut organisasi.

Menurut Stoner: Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan manajer mengejar tujuan bersama.

Pengertian Organisasi Secara Umum

Organisasi merupakan sekumpulan atau sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal dipersatukan untuk bekerjasama dengan pembagian atau alokasi tugas dan tanggung jawab tertentu dalam system koordinasi, kooperatif, dorongan-dorongan, dan pengaturan guna memudahkan pencapaian beberapa tujuan yang telah ditetapkan.

Pengertian Pengorganisasian

Menurut G. R Terry: pengorganisasian berasal dari kata organism (organisme) yang merupakan sebuah eititas dengan bagian-bagian yang terintegrasi sedemikian rupa sehingga hubungan mereka satu sama lain dipengaruhi oleh hubungan mereka terhadap keseluruhan.

Menurut Siagian (1983): Pengorganisasianadalah keseluruhan pengelompokan orang-orang, alat-alat, tugas, tugas,kewenangan dan tanggung jawab sedemikian rupa sehingga tercipta suatuorganisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu kegiatan kesatuan yang telah ditetapkan.

Menurut Drs.H. Malayu S. P. Hasibuan: adalah suatu proses penentuan, pengelompokan, dan pengaturan bermacam-macam aktifitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan, menempatkan orang - orang pada setiap aktifitas ini, menyediakan alat-alat yang diperlukan, menetapkan wewenang yang secara relatif didelegasikan kepada setiap individu yang akan melakukan aktifitas-aktifitas tersebut.

Menurut T. Hani handoko : sesuatu yang digambarkan sebagai sesuatu yang tersentralisasi dan berisi tugas-tugas yang sangat terspesialisasikan.

Dalam kamus lengkap bahasa indonesia: Pengorganisasian adalah merupakan kegiatan merancang dan merumuskan struktur.

 Pengertian Pengorganisasi Secara Umum

 Pengorganisasian adalah langkah untuk merancang struktur formal, menetapkan, menggolongkan dan mengatur bebagai macam kegiatan, menetapkan tugas-tugas pokok, wewenang dan pendelegasian wewenang oleh pimpinan kepada staf dalam rangka mencapai tujuan organisasi dengan efisien.

 Definisi Struktur Organisasi

Seperti kita ketahui bersama, semakin besar suatu organisasi, semakin banyak pula jumlah personil atau tenaga kerja manusia yang dibutuhkan, serta semakin banyak pula jenis pekerjaan yang harus dilaksanakan. Demikian pula sebaliknya, semakin kecil organisasi, semakin kecil tenaga manusia yang dibutuhkan dan semakin sedikit jenis pekerjaan yang harus dilaksanakan. Kelangsungan hidup sebuah organisasi sebenarnya berkaitan erat dengan proses perilaku manusianya yang dapat memperkuat roh atau jiwa bagi kedinamisan sebuah struktur organisasi. Gibson menyatakan bahwa struktur organisasi merupakan pola formal kegiatan dan hubungan di antara berbagai sub-unit dalam sebuah organisasi. Menurut pandangan Gibson, kita dapat melihat struktur organisasi sebagai : a) bagan dari susunan kotak-kotak yang berarti struktur yang bersifat statis. b) hubungan kegiatan yang merupakan struktur yang besifat dinamis.

Fungsi struktur dalam sebuah organisasi adalah memberikan informasi kepada seluruh manusia yang menjadi anggotanya untuk mengetahui kegiatan atau pekerjaan yang harus ia kerjakan, berkonsultasi atau bertanggung jawab kepada siapa, sehingga proses kerjasama menuju pencapaian tujuan organisasi dapat terwujud sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Kejelasan gambaran struktur organisasi akan memberikan kemudahan bagi pimpinan untuk mendistribusikan jabatan kepada seseorang yang tepat, sehingga daya guna dan hasil guna dapat terwujud.

Fungsi atau kegunaan struktur dalam sebuah organisasi dapat dijelaskan sebagai berikut :

1.      Kejelasan Tanggung Jawab. Setiap anggota organisasi harus bertanggung jawab dan apa yang harus dipertanggung jawabkan. Setiap anggota organisasi harus bertanggung jawab kepada pimpinan  atau atasan yang memberikan kewenangan, karena pelaksanaan kewenangan itu yang harus dipertanggungjawabkan.

2.       Kejelasan Kedudukan. Kejelasan kedudukan seseorang dalam struktur organsisasi sebenarnya mempermudah dalam melakukan koordinasi maupun hubungan karena adanya keterkaitan penyelesaian suatu fungsi yang dipercayakan kepada seseorang.

3.       Kejelasan Uraian Tugas. Kejelasan uraian tugas dalam struktur organisasi sangat membantu pihak pimpinan untuk melakukan pengawasan dan pengendalian, dan bagi bawahan akan dapat berkonsentrasi dalam melaksanakan suatu pekerjaan karena uraiannya yang jelas.

4.       Kejelasan Jalur Hubungan. Dalam rangka pelaksaan tugas dan tanggung jawab setiap karyawan atau pegawai dalam sebuah organisasi, maka dibutuhka kejelasan hubungan yang tergambar dalam struktur, sehingga jalur penyelesaian pekerjaan akan semakin efektif dan dapat saling menguntungkan.

Pola dasar struktur organisasi sebaiknya tersusun relative permanen, artinya tidak perlu selamanya mengalami perubahan. Dalam aktivitas yang dilakukan harus ada jaminan fleksibilitas, artinya aktivitas itu senantiasa dapat diperluas jangkauannya, namun pola dasar struktur organisasi tidak perlu mengalami perubahan. Yang perlu mendapat perhatian dalam mengisi struktur organisasi adalah manusia yang memiliki kompentensi yang sesuai dengan jenis tugas dalam bagian-bagian tugas atau pekerjaan pada struktur tersebut. Penggolongan aktivitas dalam struktur dapat kita bagi menjadi empat unsure : a) unsur pimpinan b) unsur pembantu pimpinan c) unsur pelakasana tugas pokok d) unsur pelaksana tugas-tugas fungsional.

 Struktur Organisasi 

Berdasarkan pola hubungan kerja dan aktivitas, wewenang serta tanggungjawab, maka bentuk-bentuk organisasi dibedakan sebagai berikut

1.            Struktur Organisasi Lini

Organisasi bentuk garis di ciptakan oleh Henry Fayol. Pada struktur organisasi ini, wewenang dari atasan disalurkan secara vertikal kepada bawahan. Begitu juga sebaliknya, pertanggungjawaban dari bawahan secara langsung di tujukan kepada ataan yang memberi perintah. Umumnya organisasi yang memakai struktur ini adalah organisasi yang masih kecil, jumlah karyawannya sedikit dan spesialisasi kerjanya masih sederhana.

 Ciri-Ciri: Kesatuan perintah terjamin, pembagian kerja jelas dan mudah dilaksanakan, organisasi tergantung pada satu pimpinan.

2.            Struktur Organisasi Fungsional

Struktur organisasi fungsional diciptakan oleh F.W.Taylor. Struktur ini berawal dari konsep adanya pimpinan yang tidak mempunyai bawahan yang jelas dan setiap atasan mempunyai wewenang memberi perintah kepada setiap bawahan, sepanjang ada hubunganya dengan fungsi atasan tersebut. Setiap pegawai mempunyai pengawas lebih dari satu orang atasan yang berberda-beda.

 Ciri-Ciri struktur organisasi fungsional :

·         Tidak menjamin adanya kesatuan perintah

·         Keahlian para pengawas dan pegawai berkembang menuju spesialisasi

·         Penghematan waktu dapat dilakukan karena mengerjakan pekerjaan yang sama

3.            Struktur Oranisasi Garis dan Staf

Struktur organisasi ini merupakan struktur organisasi gabungan yang di kembangkan oleh Harrington Emerson. Struktur ini umumnya di gunakan oleh organisasi yang besar, daerah kerja luas, bidang tugas yang beraneka ragam dan jumlah bawahan yang banyak sehingga pimpinan tidak bisa bekerja sendiri, melainkan memerlukan bantuan staf. Staf adalorang ahli dalam bidang tertentu yang bertugas memberi nasihat dan saran kepada pimpinan dalam organisasi tersebut.

4.            Struktur Organisasi Fungsional dan Staf

Struktur organisasi ini merupakan gabungan dari bermacam-macam struktur organisasi.dengan memakai sistem gabungan ini  di mungkinkan memilih, yang menguntungkan di pakai yang merugikan di tinggalkan.

Sumber :

K, Soekarno. (1986). Dasar Dasar Manajemen. Jakarta : Miswar.

Panglaykim, j & Tanzil, hanzil. (1981). Manajemen Suatu Pengantar. Jakarta : Ghalia Indonesia.

Wiludjeng, SP Sri. (2007). Pengantar manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Munandar, ashar sunyoto, (2001), Psikologi Industri dan Organisasi, Jakarta : Universitas Indonesia Pres.

Tugas 3 Perencanaan Penetapan Manajemen

MANFAAT MEMBUAT PERENCANAAN

Perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan.

Perencanaan menurut beberapa pendapat para ahli:

·         Menurut prajudi Atmusudirjo perencanaan adalah perhitungan dan penentuan tentang sesuatu yang akan dijalankan dalam mencapai tujuan tertentu, oleh siapa, dan bagaimana.

·         Menurut Bintoro Tjokroamidjojo menyatakan bahwa perencanaan dalam arti luas adalah proses memprsiapkan kegiatan-kegiatan secara sistematis yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu.

·         Menurut Muhammad Fakri perencanaan dapat diartikan sebagai proses penyusunan berbagai keputusan yang akan dilaksanakan pada masa yang akan datang untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Lebih lanjut Muhammad Fakri menyatakan bahwa perencanaan dapat juga dikatakan sebagai suatu proses pembuatan serangkaian kebijakan untuk mengendalikan masa depan sesuai yang ditentukan.

·         Menurut Kaufman mengatakan bahwa perencanaan adalah suatu proyeksi tentang apa yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan secara sah dan berdaya guna.

Manfaat perencanaan:

1.      Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan.

2.      Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami.

3.      Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti.

4.      Manajer dapat memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas

5.      Standar pelaksanaan dan pengawasan

6.      Pemilihan berbagai alternative terbaik

7.      Penyusunan skala prioritas, baik sasaran maupun kegiatan

8.      Menghemat pemanfaatan sumber daya organisasi

9.      Membantu manajer menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan

10.  Memudahkan dalam berkoordinasi dengan pihak terkait

11.  Meminimalkan pekerjaan yang tidak pasti.

JENIS PERENCANAAN DALAM ORGANISASI

1.      Perencanaan Dari Dimensi waktu

·         Perencanaan Jangka Panjang (Long Term Planning Perencanaan ini meliputi jangka waktu 3 tahun ke atas. Dalam perencanaan ini belum ditampilkan sasaran-sasaran yang bersifat kuantitatif, tetapi kepada proyeksi atau perspektif atas keadaan ideal yang diinginkan dan pencapaian keadaan yang bersifat fundamental.

·          Perencanaan Jangka Menengah (Medium Term Planning) Perencanaan ini melipiti jangka waktu antara 1sampai 3 tahun. Tetapi di Indonesia umunya lima tahun. Perencanaan jangka menengah ini merupakan penjabaran atau uraian perencanaan jangka panjang. Walaupin perencanaan jangka menengah ini masih bersifat umum, tetapi sudah ditampilkan sasaran-sasaran yang diproyeksikan secara kuantitatif.

·         Perencanaan Jangka Pendek (Short Term Planning) Jangka waktunya kurang dari satu tahun. Perencanaan jangka pendek tahunan (annual plan) disebut juga perencanaan operasional tahunan (annual operational planning).

2.      Perencanaan dari Dimensi Spasial

 Perencanaan dilihat dari dimensi spasial adalah perencanaan yang memiliki karakter yang terkait dengan ruang dan batasan wilayah. Dari dimensi spasial ini dikenal perencanaan nasional, perencanaan regional, dan perencanaan tata ruang atau tata tanah.

·         Perencanaan Nasional adalah suatu proses penyusunan perencanaan berskala nasional sebagai konsensus dan komitmen seluruh rakyat Indonesia yang terarah, terpadu, menyeluruh untuk mencapai masyarakat yang adil dan makmur, memperhitungkan dan memanfaatkan sumber daya nasional dan memerhatikan perkembangan internasional.

·         Perencanaan Regional  adalah pilihan antar sektor dan hubungan antar sektor dalam suatu wilayah (daerah) sehingga disebut juga sebagai perencanaan daerah atau wilayah.

·          Perencanaan tata ruang adalah perencanaan yang mengupayakan pemanfaatan fungsi kawasan tertentu, mengembangkannya secara seimbang, baik secara ekologis, geografis, maupun demografis.

3.      Perencanaan dari Dimensi Tingkatan Teknis Perencanaan

·         Perencanaan makro adalah perencanaan tentang ekonomi dan nonekonomi secara internal dan eksternal. Perencanaan ekonomi makro meliputi berapa pendapatan nasional yang akan ditingkatkan, berapa tingkat konsumsi, investasi pemerintah dan swasta, tingkat ekspor impor, pajak, bunga bank, dan sebagainya.

·          Perencanaa mikro disebut juga pemetaan pendidikan. Perencanaan mikro pendidikan adalah perencanaan yang disusun dan disesuaikan dengan kondisi otonomi daerah di bidang mikro.

·          Perencanaan sektoral adalah kumpulan progam dan kegiatan pendidikan yang mempunyai persamaan ciri dan tujuan. Perencanaan sektoral memproyeksikan sasaran pembangunan sektor pendidikan dalam mencapai tujuan pendidikan nasional yang telah ditentukan.

·          Perencanaan kawasan adalah perencanaan yang memerhatikan keadaan lingkungan kawasan tertentu sebagai pusat kegiatan dengan keunggulan komparatif dan kompetitif tertentu. Dalam perencanaan kawasan, hal penting yang perlu mendapat perhatian adalah interaksi antardaerah.

·          Perencanaan proyek adalah perencanaan operasional kebijakan dan pembangunan dalam rangka mencapai sasaran sektor dan tujuan.

4.      Perencanaan dari Dimensi Jenis

·         Perencanaan dari atas ke bawah (top down planning) Perencanaan ini dibuat oleh pucuk pimpinan dalam suatu struktur organisasi, misalnya pemerintah pusat yang selanjutnya perencanaan tersebut disampaikan ke tingkat provinsi/kabupate/kota untu ditindak lanjuti.

·          Perencanaan dari bawah ke atas (bottom-up planning) Perencanaan ini dibuat oleh tenaga perencana di tingkat bawah dari suau struktur organsasi, misalnya dibuat di provinsi/kabupaten/kota utuk disampaikan ke pemerintah pusat.

·          Perencanaan menyerong ke samping (diagonal planning) Perencanaan ini dibuat oleh pejabat lain bersama-sama dengan pejabat yang berada di level bawah di luar struktur oraganisasinya. Misalnya Depdiknas Jakarta Bappeda Provinsi membuat perencanaan pendidikan sektoral di daerah. Perencanaan ini juga disebut dengan perencanaan sektoral.

·          Perencanaan mendatar (horizontal planning) Perencanaan mendatar biasanya dibuat pada saat membuat perencanaan lintas sektoral oleh pejabat selevel. Misalnya perencanaan peningkatan sumber daya manusia melibatkan pejabat departemen pendidikan, departemen agama, departemen tenaga kerja dan transmigrasi departemen kesehatan dan departemen sosial.

·          Perencanaan menggelinding (rolling planning) Perencanaan menggelinding dibuat oleh pejabat yang berwenang dalam bentuk perencanaan jangka pendek, jangka menengah, jangka panjang.

·          Perencanaan gabungan atas ke bawah dan bawah ke atas (top down and buttom-up planning) Perencanaan ini di buat untuk mengakomodasi kepentingan pemerintah pusat dengan pemerintah provinsi/kabupate/kota. Oleh sebab itu, pembuatannya melibatkan partisipasi aktif kedua belah pihak.

5.      Perencanaa menurut ruang lingkupnya

·         Rencana Strategis (Strategic`Plan) Yaitu rencana yang ditujukan pada kebutuhan jangka panjang organisasi dan menentukan secara komprehensif arah dari tindakan organisasi atau sub unit organisasi. Manajer memerlukan perencanaan khusus, yaitu perencanaan strategis. Karena perencanaan ini akan digunakan dalam penentuan misi utama organisasi dan membagi-bagi sumber daya yang diperlukan untuk mencapainya. Sehingga perencanaan strategis dapat menentukan keberhasilan organisasi atau perusahaan, dikarenakan:

o   Perencanaan strategis merupakan tipe perencanaan yang terpenting.

o    Melakukan perencanaan strategis berarti menetapkan misi organanisasi secara jelas.

o    Perencanaan ini memungkinkan manajer mempersiapkan diri tehadap kemungkinan terjadinya perubahan pada lingkungan organisasinya.

 Langkah-langkah penyusunan perencanaan startegis, yaitu:

·         Tentukan tujuan  Manajer harus mementukan tujuan strategis. Pemilihan ini dipengaruhi oleh misi, maksud, nilai-nilai, dan kekuatan serta kelemahan organisasi.

·          Analisa lingkungan Tujuan yang telah dibentuk harus dicek dan disesuaikan dengan keadaan lingkungan.

·          Menetapkan ukuran Manajer harus menetapkan tujuan guna mengevaluasi kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan. Dengan ukuran akan memudahkan apakah kegiatan itu berhasil atau tidak.

·          Bandingkan rencana bawahan dengan rencana strategis Rencana-rencana yang telah dibuat oleh bawahan harus disesuaikan dengan rencana tingkat atas (rencana keseluruhan).

·          Hilangkan perbedaan yang terjadi Jika antara manajemen tingkat bawah dan rencana strategis ada perbedaan, maka harus disamakan agar tidak ada perbedaan.

·         Memilih alternatif Manajer harus mampu memilih alternatif yang terbaik dan tepat.

·          Penerapan perencanaan strategis Alternatif yang terpilih akan menjadi rencana yang harus diformulasikan secara jelas, dan kemudian dirinci kedalam kegiatan-kegiatan organisasi.

·          Mengukur dan mengawasi kemajuan Rencana yang telah dilakukan perlu diukur dan diawasi kemajuannya untuk menghindari terjadinya kegagalan-kegagalan.

Sumber :

K, Soekarno. (1986). Dasar Dasar Manajemen. Jakarta : Miswar.

Panglaykim, j & Tanzil, hanzil. (1981). Manajemen Suatu Pengantar. Jakarta : Ghalia Indonesia.

Suandy, Erly, (2003). Perencanaan Pajak, Edisi Revisi. Salemba Empat : Jakarta.

Usman, Husaini. (2008). Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara.

Wiludjeng, SP Sri. (2007). Pengantar manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu.